¿Cómo crear un Contrato Digital de Arrendamiento?
Para comenzar vamos a definir las características y elementos de un contrato de arrendamiento:
El Contrato de Arrendamiento es un acuerdo en el cual el dueño (arrendatario) o representante de un Inmueble cede los derechos de goce de dicho espacio a otra persona (arrendador).
Es decir que, el dueño delega el derecho de uso a una persona por la utilización de una propiedad a cambio del pago de una renta y donde ambos están sujetos a ciertas condiciones legales.
Elementos del contrato de arrendamiento
Para que un contrato de arrendamiento sea válido debe de cumplir específicamente con datos como:
Domicilio del bien inmueble.
Uso que se le dará al espacio en renta y en qué condiciones se encuentra.
Datos de las escrituras del inmueble.
Cantidad y día que se pagará la renta.
Cantidad del depósito en garantía (opcional).
Duración del contrato.
Datos del arrendador, arrendatario.
Datos del fiador/aval (opcional).
Lugar y fecha de la firma del contrato.
Firmas de los participantes del contrato
Fecha Cierta (para sustentar evidencia probatoria ante las autoridades)
Existen otras cláusulas que se pueden incluir dentro del Contrato de Arrendamiento como:
Pena convencional: este apartado determina cuál será la sanción monetaria por el incumplimiento del contrato, por cualquiera de las partes.
Sanción por terminación anticipada: se establece un monto en caso de que el contrato sea terminado anticipadamente por cualquiera de las partes.
Subarrendamiento: es importante aclarar si el arrendatario podrá rentar en partes parciales los espacios del inmueble (cuartos, estacionamientos, patios, etc.)
Pago de los servicios: aunque lo más común es que el arrendatario (el inquilino) se haga responsable por el pago de servicios, existen excepciones; por lo que nunca está de más aclarar de parte de quién correrán estos gastos.
Una vez que tienes listos todos los elementos necesarios pra crear el contrato te damos 2 pasos sencillos que vas a necesitar para crear tu contrato digital:
Paso 1 - crear el archivo digital del contrato
Es muy común que los contratos sean redactados en computadora y se utilicen procesadores de texto para realizar cambios o modificaciones en las declaraciones y cláusulas del contrato.
En la práctica tradicional, al terminar de editarlos se imprimen para que sean firmados a mano por el arrendatario y el arrendador. Sin embargo ya existe un método más ágil y eficiente para evitar el uso del papel en estos actos.
En vez de realizar la impresión física del documento, se debe crear un archivo PDF (Portable Document Format) que es un tipo de archivo digital que se utiliza universalmente para el manejo documental en formatos digitales.
Utilizar un formato PDF nos permite tener la ultima versión del documento y evitar cambios al contenido.
Paso 2 - utilizar plataforma de firmado digital
Cuando el contrato ha sido creado en formato PDF se requiere utilizar una plataforma de Firmado Digital para subir el archivo a la plataforma y notificar a los firmantes vía correo electrónico.
Para poder crear el contrato digital se requiere que los firmantes cuenten con Firma Electrónica Avanzada (la que otorga el SAT) para estampar su consentimiento en México.
El objetivo es que los firmantes, con su Firma Electrónica Avanzada, sustituyan el acto físico de dibujar con tinta su Firma Autógrafa y así puedan consentir el acuerdo de forma online.
Observaciones legales y técnicas
Así como en las facturas electrónicas, las cuales tienen completa presunción legal y validez jurídica, crear contratos digitales equivale a generan 2 archivos:
Un archivo XML (Extensible Markup Language) que contiene toda la información codificada del contrato.
Y un archivo PDF que es sólo la representación gráfica del contenido del contrato.
Para efectos legales, el archivo XML es el contrato digital válido que contiene en código toda la información del contrato: Objeto, fecha, firmantes, claúsulas, firmas, etc.
El archivo PDF es tu guía visual sobre el contenido del XML, por esa razón, al igual que en las facturas ambos archivos son incluídos en cualquier solicitud o revisión legal.
Importancia de la Fecha Cierta
Desde diciembre de 2019 la autoridad mexicana emitió una una resolución relacionada a temas fiscales en el Semanario Judicial de la Federación que ha generado gran interés por el concepto de fecha cierta y sus implicaciones ante el SAT (Sistema de Administración Tributaria).
Anteriormente, cuando un contribuyente presentaba un contrato que reapaldaba ciertas operaciones financieras y el SAT dudaba de su temporalidad, era el SAT quién debía presentar pruebas para desmentir la fecha.
Ahora, el SAT está exigiendo que sean los contribuyentes los que tengan que demostrar que la fecha de los documentos que sustentan una operación es cierta.
Según la resolución mencionada, para que un documento privado —como un contrato (físico)— cubra el requisito de fecha cierta para el SAT deben tenerse alguna de estas 3 condiciones:
Inscripción en el Registro Público de la Propiedad. Cuando se inscribe un contrato en el Registro Público de la Propiedad en la localidad —previo pago de derechos—, este adquiere fecha cierta.
Muerte de uno de los firmantes. Los muertos no pueden firmar. Si una de las partes fallece, se establece que el contrato tuvo que ser firmado antes de su muerte, cubriendo así el requisito.
Presentación ante un fedatario público. Los notarios y corredores públicos están investidos de fe pública. La fecha en que un contrato se firme y protocolice ante un fedatario público tiene carácter de cierta.
De esta condiciones, la segunda es ilustrativa y no aplica en la mayoría de los casos.
Y para la primera y tercera condición existen grandes desventajas:
-Inscribir el contrato en el Registro Público de la Propiedad y el Comercio es costoso y elimina la privacidad.
-Recabar las firmas ante notario y protocolizar el contrato ayuda a mantener la privacidad de las partes pero eleva el costo de obtener una fecha cierta para un contrato.
Fecha Cierta para Contratos Digitales
-constancia de conservación-
Para documentos electrónicos como un contrato digital ya existe una regulación expresa en el Artículo 49 Código de Comercio donde se hace mención a la Norma Oficial Mexicana NOM 151 la cual detalla que, para obtener fecha cierta en un documento digital, se necesita una constancia de conservación (sello digital para comprobar tiempo y origen ciertos) emitida por un Prestador de Servicios de Certificación (PSC) acreditado para tal fin.
De esta forma al crear un contrato digital de arrendamiento como el que acabamos de describir puedes tener un documento que para efectos legales es -como si lo hubieras protocolizado ante Notario-
Todos los documentos firmados mediante la plataforma de Firmado Digital cuentan con una constancia de conservación incluída directamente en el archivo XML que se genera al crear el contrato digital.
Y para validar documentos firmados, exsite una herramienta de código abierto que verifica los certificados, las firmas y la constancia de conservación. Es equivalente a que un perito criptográfico haga las validaciones necesarias para constatar que el documento cumpla con lo establecido en el Artículo 97 del código de comercio, el Artículo 49 del mismo y la NOM 151.
Si deseas saber ¿Qué validez legal tiene un contrato firmado con Firma Electrónica Avanzada? te recomiendo que leas esté artículo.
Y ya que has aprendido como crear un contrato digital tal vez también te conviene aprender ¿Cómo evitar la extinción de Dominio?
No olvides revisar la lista de Documentos Legales que puedes firmar con Firma Electrónica Avanzada