¿Cómo tener contratos digitales válidos legalmente?
Firmar digitalmente es un acto cada vez más común en los entornos empresariales de nuestro país. Es claro que existe ahorro económico y de tiempo cuando firmamos contratos de manera electrónica. Menos tiempo desperdiciado en el traslado, no hay costos asociados al envío de paquetería e incluso menos gasto en papel.
Con esta tendencia digital han surgido muchas aplicaciones y plataformas que ofrecen servicios de firmado digital de contratos que permiten a los participantes colocar sus iniciales, dibujar su firma autógrafa en pantalla o incluso colocar un sello electrónico en archivos PDF
Sin embargo la facilidad y conveniencia de estas plataformas o aplicaciones pueden poner en riesgo la validez de los documentos ya que en México existe un marco jurídico que determina el tipo de documentos pueden aceptados por las autoridades fiscales o judiciales de nuestro país.
Para fines prácticos, cuando firmas contratos existen 3 tipos de firmas que puedes usar:
Firma Autógrafa (FA),
Firma Electrónica Simple (FES)
Firma Electrónica Avanzada (FEA)
Cuando los contratos son físicos (en papel) la Firma Autógrafa (FA) es la más común y la que generalmente se usa en la mayoría de nuestras relaciones comerciales.
Las plataformas que utilizan la Firma Electrónica (FES), se utilizan frecuentemente en la web, ya sea para hacer compras en internet, aceptar los términos y condiciones al bajar algún programa o aplicación, etc.
Un ejemplo de estas firmas lo veremos cuando un sitio web te pide un usuario y una contraseña, firmar con un lápiz electrónico o con el dedo en una tablet o celular para recabar la firma, incluso un escaneo de la firma autógrafa puede ser considerada una firma electrónica simple. Hacer click para poner una "palomita" al aceptar Términos y Condiciones es un claro ejemplo de Firma Electrónica Simple
El firmado digital en el que se incorpora una Firma Electrónica Avanzada (FEA) está asociado directamente a colocar la e.firma/FIEL y a comparación de los 2 primeros tipos de firma es la única firma que goza de presunciones jurídicas de atribución (no repudio) e integridad de acuerdo a la legislación mexicana en la materia.
Los documentos firmados con Firma Electrónica Avanzada (FEA), permiten garantizar la presunción legal en casos de litigios en el ámbito mercantil como elemento probatorio. Además de la Firma Electrónica Avanzada (FEA) debemos considerar que los contratos digitales también cumplan con la NOM-151 si queremos que se cumplan las condiciones legales que las autoridades mexicanas estipulan para los documentos legales.
¿Qué es la NOM-151 ?
La Norma Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2016, mejor conocida como NOM-151, fue una Norma emitida por la Secretaría de Economía y su objetivo es regular los contratos electrónicos comerciales y otros actos celebrados por las empresas de manera digital. La Norma establece lineamientos para el almacenamiento y conservación de estos documentos electrónicos.
La NOM-151 es la Norma Oficial Mexicana que detalla los conceptos técnicos para la conservación de mensajes de datos (documentos electrónicos) y digitalización de documentos en soporte físico, tales como contratos o convenios mencionados en el Código de Comercio.
Esta norma exige garantizar la integridad de estos mensajes de datos a partir del momento de su generación, así como la disponibilidad de la información cuando se requiera disponer de ella.
Para garantizar la integridad de los documentos legales, en este caso los contratos digitales, se requiere tener una constancia de conservación emitida por un Prestador de Servicios de Certificación (PSC) acreditado por la Secretaría de Economía.
En tal constancia debe aparecer una estampa de tiempo indicando la fecha y hora en que se generó y se firmó el contrato.
Beneficios de tener contratos bajo la NOM-151
Todas las empresas mexicanas que celebren cualquier tipo de acto comercial de manera digital y cumplan los requisitos que estipula la NOM 151 obtendrán como beneficio legal que puedan comprobar ante cualquier autoridad que un contrato creado bajo esta Norma no fue alterado desde el momento de su creación y firma.
En el caso improbable de que un contrato digital llegue a ser alterado, existe una función llamada hash, algo así como la huella digital del documento que permite identificar su inalterabilidad, por lo que, si el documento alterado cambia el hash original es muy fácil comprobar que ese no es el documento válido.
Los contratos digitales bajo la NOM-151 permiten a las empresas tener la solidez jurídica sobre el contrato digital a partir de la presunción de integridad, es decir, de la presunción de que el documento no ha sido modificado ni alterado después de que todas las partes involucradas lo firmaron.
¿Cómo puedo crear contratos digitales con NOM-151?
En FIDO tenemos una solución para que puedas firmar contratos digitales con Firma Electrónica Avanzada (FEA) y bajo la NOM-151 de manera que puedas tener la facilidad electrónica, tener validez jurídica y resguardar los archivos digitales conforme a la ley aplicable..
Al firmar un documento dentro con FIDO, tu documento obtiene una constancia de conservación emitida por un PSC debidamente acreditado, de acuerdo a lo establecido en la NOM 151. De esta manera, el documento puede gozar de presunción de integridad, obtener fecha cierta, y ser válido ante las autoridades fiscales o judiciales.
Si deseas saber más sobre la creación de contratos digitales para tu operación visita nuestro sitio web y ponte en contacto con nosotros www.fido.mx